5. Nieuwlands registreren
In Nieuwland zijn veel zaken ‘anders’. Dit is het meest zichtbaar in de uitwerking in het volgende hoofdstuk over het Nieuwlands ontwerpen van systemen en processen. Maar veel van dat ‘anders’ wordt mogelijk gemaakt door anders vastleggen.
Digitalisering, zo ontdekten ze in Nieuwland, wordt weliswaar voortgedreven door technologische innovaties, maar is in essentie een maatschappelijke ontwikkeling. Toen dat besef doordrong, begrepen ze ineens dat papier ook een informatietechnologie is. En ze zagen hoe papier als informatietechnologie bepalend is geweest bij het inrichten van de organisaties in de rechtsstaat en hoe door papier het werk in die organisaties vorm heeft gekregen. Papier was eeuwenlang de drijvende technologie waarmee we informatie bijhielden. We zetten verschillende zaken bij elkaar op één vel papier en knoopten daarmee die informatie aan elkaar vast, inclusief eventuele aanvullingen en bijzonderheden in de kantlijn. Papier gaf ook context. Naam en logo van de organisatie en de instructie bij de in te vullen velden gaven blijvend context aan de gegevens die op een papier werden ingevuld.
De eerste pogingen om digitaal te werken, brachten ook in Nieuwland niet wat ze ervan hadden verwacht. In plaats van vereenvoudiging en versnelling, leidden zij tot meer complexiteit, hogere kosten, en langere doorlooptijden voor wijzigingen in ICT-systemen. Digitale technologie is, met een schaal en snelheid die het menselijk vermogen vergaand overschrijdt, in staat om informatie te kopiëren, te verspreiden en te manipuleren. Gegevens werden losgehaald van elkaar en van de context. We deelden ze in vooraf vastgestelde categorieën in, stopten ze in databases, zodat ze beter doorzoekbaar werden en in allerlei combinaties samen te voegen. Pas toen ze in Nieuwland beseften dat ze bij digitale registratie niet het papier moesten digitaliseren, maar datgene wat we vroeger met papier deden, het bijhouden van de rechtstoestand, konden ze hier een einde aan maken.
Contextvrij delen en hergebruiken van gegevens bestaat niet meer in Nieuwland. Want al hebben begrippen dezelfde naam of zien ze er hetzelfde uit, dat betekent niet dat ze hetzelfde zijn. Elk gebruik is een overgang naar een nieuwe context. Wat een doorslaggevend criterium is in de ene context, is arbitrair of zelfs absurd in de andere. En die criteria reisden makkelijk en onzichtbaar mee met een gegeven25. Contextovergangen zijn daarom in Nieuwland expliciet ontworpen. En ook het vastleggen is ontworpen in de wetenschap dat elk gebruik, en zeker hergebruik, een verandering van context is.